La Direction des Bâtiments assure la gestion, l’entretien et le développement d’un parc immobilier de près d’un million de mètres carrés. La typologie des bâtiments concernés se compose principalement des 114 collèges gérés par le Département, mais aussi des bâtiments affectés aux services sociaux, à la gendarmerie nationale, aux centres d’incendie et de secours et aux activités culturelles du Département et autres.
La Sous-Direction des Travaux et Intervention regroupe les opérations de travaux de maintenance de premier niveau réalisées par les ATC jusqu’à la réalisation de travaux d’aménagement d’un montant de 5 millions d’euros maximum.
Elle est décomposée en 4 activités : la communauté ATC, la régie de travaux, l’agence travaux réalisant des opérations via des entreprises extérieures en maîtrise d’œuvre interne et le service travaux d’aménagement réalisant la conception et la réalisation des opérations via des prestataires externes.
MISSIONS PRINCIPALES
Appui Administratif : 30%
- Soutien aux chargés de travaux et chefs de projets (veille réglementaire et documents administratifs, BDC)
- Relance entreprises (délais/interventions)
- BSDA (TrackDéchets)
- Actions transversales dans la continuité de service de la SDTI
Suivi opérationnel : 30%
- Création et mise à jour de tableaux de bords (suivi de travaux / levées des observations de vérifications techniques)
- Mise en place de documents administratifs (chrono/contacts)
- Gestion des fournitures
- Gestion des courriers / Demandes PC / AT / DC4
- Suivi OS/Avenants
Suivi de la gestion documentaire : 30%
- Annuaire global et lié avec Outlook
- Suivi des documents sur l’application de signature électronique «I-Parapheur» pour l’ensemble de la SDTI
Actions portées en collaboration avec le Chef de Service Administratif DP (10%)
- Mise en place de l’ensemble des documents nécessaires pour l’utilisation des marchés à bons de commande (coordonnées, chronos,…)
- Tenue d’un tableau de bord commun DB des montants engagés par lot
- Suivi des relations entreprises
- Création d’un tableau de suivi des difficultés rencontrées avec les entreprises titulaires des marchés et animation des réunions « référents marchés »
- Suivi et mise à jour des clauses d’insertion
- Mise en œuvre des contrôles aléatoires des quantités des bons de commande
- Suivi du fichier des bons de commande ayant des prestations hors BPU
ORGANISATION
L'assistante administratif travaille dans un pôle d'assistantes et remplacera pendant les absences et vacances les missions des autres assistantes, notamment :
- Accueil des nouveaux collaborateurs
- Suivi des congés
- Communications avec les collèges, le Président, et en interne
- Création et suivi des demandes sur AirDélib
DÉPLACEMENTS ET RÉSIDENCE ADMINISTRATIVE
L'assistante devra se déplacer sur les sites de Trappes, des Mureaux, de Saint-Germain (possiblement d'ici 1 an), et de Guyancourt 2 jours par semaine. Sa résidence administrative pourra être l'un de ces sites.
