La Direction Générale des Services (DGS) du Département des Yvelines composée de la Direction Générale Déléguée des Territoires et des Solidarités et de la Direction Générale Ressources et Performance (DGD) met en œuvre les orientations stratégiques de la collectivité, coordonne l’action des directions et veille à la cohérence, à l’efficacité et à la qualité des politiques publiques départementales.

Garante de la bonne gestion des ressources humaines, financières et matérielles, la Direction Générale des Services pilote la modernisation de l’administration, accompagne les évolutions organisationnelles et sécurise la mise en œuvre des décisions de l’exécutif, dans le respect du cadre juridique et réglementaire.

À l’interface entre les élus, les services et les partenaires institutionnels, elle contribue à la définition des priorités, au pilotage des projets structurants et à la continuité du service public, au service des habitants et des territoires.

Au sein de la Direction Générale des Services et sous l’autorité hiérarchique de l’Attachée de Direction de la DGS, l’Assistant de Direction F/H assure un appui administratif et organisationnel auprès des deux Directeurs Généraux Délégués. Il contribue ainsi au bon fonctionnement de leurs activités, en étroite collaboration avec l’Attachée de Direction de la DGS.

Véritable interface entre les deux Directions Générales Déléguées et la DGS, vous facilitez la circulation des informations internes et externes, souvent confidentielles ou sensibles, et veillez à la bonne coordination des échanges ainsi qu’au suivi des dossiers relevant des deux DGD.

En appui opérationnel de l’Attachée de Direction, vos missions seront les suivantes :

• Assurer l’accueil téléphonique et physique ;
• Coordonner et prioriser les réunions et les agendas ;
• Assurer la gestion des parapheurs ;
• Préparer des dossiers (notes, supports de réunion) et rédiger des comptes-rendus ;
• Coordonner la logistique et l’administration des événements, protocolaires ou institutionnels …
• Participer à la mise en place des process/outils pour le suivi de l’activité du secrétariat des DGD ;
• Contribuer au reporting des activités du secrétariat: création de tableaux de bord, comptes-rendus, suivi d’activité, etc.
• Participer aux procédures et modes opératoires relatives à l’activité (ex : bases de connaissance …).

De formation Bac+ 2

Une expérience confirmée dans l'assistanat de direction

• Maitrise du Pack Office (Excel, Word, PowerPoint…).
• Excellente communication aussi bien écrite qu'orale.
• Connaissance de l'environnement et du fonctionnement des collectivités territoriales.
• Connaissances des enjeux départementaux.

• Qualités relationnelles
• Travail en équipe
• Autonomie et rigueur
• Discrétion
• Disponibilité
• Organisation et priorisation
• Respect des obligations de confidentialité

AUTRES INFORMATIONS :

Poste permanent de catégorie B de la fonction publique territoriale, ouvert au recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou en CDD de 36 mois, pour les contractuels (renouvelable, pouvant déboucher sur un CDI)