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Assistant de direction des Finances et de l'évaluation H/F


Détail de l'offre

Informations générales

Service d'affectation

La Direction des Finances et de l'Evaluation pilote le budget du Département, soit 1,6 Md d'€ en cohérence avec les politiques publiques de la collectivité. Elle est également garante de la démarche de performance et évaluation du Département. Forte d'une équipe pluridisciplinaire de +90 collaborateurs, elle apporte également son expertise aux opérateurs, Territoires d'Action Départementale et partenaires du Département. Dynamique, entreprenante et agile, la DFE est reconnue pour la qualité de sa gestion, grâce notamment à l'obtention de la note AA depuis +4 ans. Avec des standards de performance chaque jour plus ambitieux, la DFE s'inscrit comme un moteur de la transformation et de l'innovation au sein du Département et de ses actions auprès des Yvelinois et pour le territoire.
  

Référence

2024-6196  

Date de démarrage souhaitée

01/02/2025

Date limite de dépôt des candidatures

31/01/2025

Télétravail

Oui

Description du poste

Métier :

GESTION ADMINISTRATIVE, ASSISTANAT DE DIRECTION - ASSISTANAT ADMINISTRATIF

Intitulé du poste :

Assistant de direction des Finances et de l'évaluation H/F

Type d'emploi :

Permanent

Durée du contrat (en mois) :

36 mois

Les missions en bref ...

Les défis au quotidien de la direction sont de :

Contrôler les dépenses et leur pertinence afin d’assurer la qualité de notre situation financière.
Se positionner comme un partenaire privilégié pour les Directions Opérationnelles, Territoires d’Action Départementale et opérateurs du Département, en leur apportant toute notre expertise financière.
S’engager à être au plus près des politiques publiques de la collectivité pour assurer une évaluation approfondie de leur impact.
Pour atteindre ces objectifs, nous souhaitons développer la transversalité, accompagner et former nos équipes, et moderniser notre direction pour optimiser notre performance.
 

Mission principale :

En tant qu’assistante de direction, vous serez sur ce poste en binôme et devrez agir en interaction avec les autres directions du Département et les partenaires externes. 

Votre quotidien sera rythmé par les activités suivantes :

Accueil et organisation :

 

·       Assurer l’accueil téléphonique et physique des correspondants et visiteurs de Direction,

·       Organiser les réunions du directeur, directeur adjoint et responsables de pôle (planification, ordre du jour, compte rendu, suivi),

·       Organiser les réunions du cycle d’arbitrage financier,

·       Coordonner l’agenda du directeur et directeur adjoint en fonction des priorités,

·       Gérer de l'accueil des nouveaux collaborateurs de la direction (organigrammes, accès logiciels, groupes de diffusion Outlook, annuaire…).

 

 Gestion administrative :

 

·       Assurer le suivi du courrier et des parapheurs de la direction : relecture, enregistrement et suivi des actes,

·       Classer et archiver les documents de la direction (papier et électronique),

·       Suivi des délibérations de la direction et du rétroplanning, intégration des éléments dans l’application AirsDélib avec le référent de la direction,

·       Mettre à jour les arrêtés de délégation de signature de la direction,

·       Rédiger et assurer le suivi des ordres de mission et des frais de déplacements des agents de la direction,

·       Rédiger et mettre en forme des courriers, notes et comptes-rendus.

 

Suivi de l’activité et gestion logistique :

 

·       Suivre les absences, mettre à jour la calculette (application des congés) et le tableau de suivi des congés des cadres de la direction ;

·       Assurer la gestion et le suivi des commandes : fournitures, papier, enveloppes, consommables… ;

·       Gérer les moyens généraux de la direction : demandes de travaux ou d’interventions, suivi des aménagements des espaces de travail, commande de mobilier, etc.

 

Vos atouts

Nb d'années d'expérience min. requis :

Minimum 2 ans

Niveau de diplôme requis

Bac

Formation (diplômes, certifications, agréments...)

BAC, ou BTS dans le domaine de l'assistanat

Savoir-faire :

Connaissance de l'environnement financier
Connaissances méthodologiques d'organisation
Maîtrise de l'orthographe
Outils d'organisation et de gestion du temps de travail
Technique de secrétariat (liste de mailing, prise de notes)
Maîtrise des logiciels de bureautique et notamment EXCEL
Maîtrise des outils de communication (réseaux sociaux, intranet, Outlook,…)

Savoir-être :

Adaptabilité (savoir moduler son organisation de travail en fonction de l'activité de la direction )
Sens de la confidentialité
Organisation et rigueur
Force de propositions
Esprit de synthèse et d'analyse
Réactivité et proactivité

Permis nécessaire

Aucun obligatoire

Localisation du poste

Localisation du poste :

Yvelines (78), Versailles

Site de rattachement :

HOTEL DU DEPARTEMENT

Adresse du site

2 Place André Mignot 78000 VERSAILLES

Demandeur

Manager

CHAUVEL AGNES

Cadre statutaire

Fonction publique :

Territoriale

Catégorie :

Catégorie B

Cadre d'emploi :

Rédacteurs territoriaux